Arkivloven forplikter kommunene til å føre offentlig postjournal. I journalen skal vi registrere all korrespondanse til og fra kommunen.
Gjemnes kommune er forpliktet til å behandle alle dokumenter (brev, e-post og lignende) i samsvar med lover og regler. Alle saksdokumenter, inkludert korrespondanse til og fra kommunen, er i utgangspunktet offentlige. Journalen blir ført på en slik måte at den ikke røper taushetsbelagte opplysninger.
Kommunens postliste vil ha en forsinkelse på 2-3 virkedager.
Du har rett til å kreve innsyn i offentlige dokumenter, journaler og lignende registre. Alle saksdokumenter i kommunen er offentlige hvis det ikke er gjort unntak som er hjemlet i lov. Selv om et dokument kan unntas fra offentlighet, skal kommunen vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis offentighetsloven §11 (lovdata.no).
Personvernforordninga (GDPR)
Personvernforordninga jamfør Personopplysningslova stiller krav til hvordan vi behandler personopplysninger. Særlig kategorier av personopplysninger (ref. artikkel 9 nr. 1) – i tidligere lov kalt sensitive personopplysninger – skal sikres et særlig vern og blir derfor ikke gjort tilgjengelig på nettet.
Dette gjeld journalposter om barn, elever, personal og andre personer, hvor det foreligg sensitive personopplysninger.
Hvordan be om innsyn:
Fra postlisten kan du åpne et dokument direkte. Dokument med hengelås er unntatt offentlighet, men du kan be om innsyn ved å peke på hengelåsen - kommunen vurderer da mer-innsyn.
I henhold til offentlighetsloven §28 (lovdata.no) kan du også spørre om innsyn muntlig eller skriftlig ved henvendelse til Gjemnes kommune. Kravet bør likevel være rettet mot en bestemt sak eller en spesifikk type saker.
Saksbehandlingstid
Krav om innsyn vil normalt bli besvart i løpet av tre virkedager. Hvis svar ikke er mottatt i løpet av fem virkedager er dette å regne som et avslag som du kan klage på. Klageinstans vil være Statsforvalteren i Møre og Romsdal.
Slik finner du frem i postlisten
Når du kommer inn i postlisten får du en oversikt over de 10 siste registrerte dokumentene. Deretter kan du bla deg videre til de neste 10, og så videre.
Ved å klikke på teksten til en registrering får du opp mer informasjon om dokumentet og et pdf-symbol som du kan klikke på for å få opp det aktuelle dokumentet i fulltekst. For dokumenter som er unntatt offentlighet vil det stå henvisning til hjemmel og at dokumentet er tilgangsbeskyttet.
Du kan søke fram dokument ved å benytte søkeord med * bak og søke via dato ved å klikke på linken under søkefeltet: "Flere valg".
Avslag - Klage
Et eventuelt avslag på krav om innsyn vil komme skriftlig og vil ha henvisning til aktuell lovbestemmelse for avslaget, samt opplysning om 3 ukers klagefrist se forvaltningsloven §29 (lovdata.no). Selve klageprosessen er nærmere beskrevet i offentlighetsloven §31 og §32 (lovdata.no).
Tenk på følgende før du sender e-post eller brev til oss
Post til og fra kommunen er offentlig, om den ikke er taushetsbelagt. All post som blir registet som sak eller vedlegg til sak, kommer på den offentlige postlisten. Det betyr at du kan finne ditt brev omtalt, sitert eller gjengitt i sin helhet i avisen eller på nyhetene. E-post er ingen trygg forsendelse, send derfor aldri sensitive opplysninger i e-post. Den kan bli hentet av andre før den kommer fram til mottaker, havne på feil adresse eller lignende.